Pas de livre de compagnie, que faire?

Il n’est pas rare qu’un entrepreneur procède lui-même à l’incorporation de son entreprise. Très souvent, l’incorporation faite sans l’aide d’un professionnel est déficiente et problématique, tel que discuté dans un autre article. Face à une telle situation, que faire?

Plusieurs « mises à niveau » s’imposent lorsque nous avons une société par actions sans livre de société ni de structure adéquate (capital-actions, restrictions sur le transfert).

Livre de société

Tout d’abord, il y a lieu de rédiger et assembler un livre de société afin qu’il reflète le mieux possible l’intention des actionnaires/administrateurs de la société. Les résolutions d’organisation des administrateurs et actionnaires pourront être adoptées « rétroactivement », à condition que cela reflète l’intention initiale des parties, et qu’il n’y a pas de tiers lésés. En général, on utilise le vocable « date effective » ou « date d’entrée en vigueur » lorsque la date de signature ne correspond pas à la date indiquée sur les résolutions.

Modification des statuts

Une modification des statuts de la société est souvent requise afin d’avoir une structure corporative adaptée et conforme. La modification des statuts doit être autorisée par résolution spéciale (aux deux tiers des voix) adoptée par les actionnaires de la société ayant droit de vote. La résolution devra autoriser un administrateur ou un dirigeant de la société à signer les statuts de modification.

Les modifications suivantes seront généralement apportées :

Capital-actions

Lorsque rien n’est prévu dans la section 2 des statuts de constitution relative au capital-actions, les lois corporatives (autant provincial que fédéral) prévoient que la société a un capital-actions illimité comportant une seule catégorie d’actions, et que ces actions ont les trois droits de base suivants : droit de voter aux assemblées, droit de recevoir tout dividende déclaré, et droit de recevoir le reliquat en cas de liquidation. Bien qu’une telle structure à catégorie unique peut répondre aux besoins de probablement la plupart des entreprises, nous modifions les statuts afin d’adopter une structure de capital-actions comportant plusieurs catégories d’actions. Ces catégories d’actions pourront s’avérer utiles à long terme, afin de mettre en œuvre diverses réorganisations.

Il faudra également faire mention, dans les statuts de modification, que les actions émises et en circulation sont converties en nouvelles actions du nouveau capital-actions, généralement des actions désignées « A ».

Restrictions sur le transfert

Afin de se conformer au règlement 45-106 relativement au statut d’émetteur fermé, il est généralement requis d’adopter des restrictions sur le transfert des actions et autres titres de la société. Il s’agit d’une condition essentielle afin d’être dispensé de produire un prospectus lors du placement d’actions ou titres de la société. À défaut, une convention entre tous les porteurs des actions et titres devra être conclue afin d’y apporter des restrictions sur leur transfert.

Nombre d’administrateurs

Les statuts d’une société peuvent prévoir un nombre d’administrateur fixe ou bien un nombre variable entre un nombre minimal et maximal. Il n’est pas rare que les statuts prévoient un nombre fixe lorsque l’entrepreneur a lui-même fait l’incorporation, selon sa structure envisagée à ce moment. Toutefois, pour plus de flexibilité, un nombre variable est souvent suggéré (par exemple un nombre minimal de 1 et maximal de 10), afin de permettre la possibilité de modifier plus aisément la composition du conseil d’administration. Pensons notamment à la situation où un actionnaire se retire des affaires, ou bien qu’un nouvel actionnaire s’ajoute à ceux en place et souhaite participer aux décisions et gestion relatives à l’entreprise.

Mise à jour de correction

Parfois la déclaration initiale suivant l’incorporation n’est pas adéquatement complétée et des informations inexactes s’y retrouveront. Parmi les erreurs fréquentes : indication d’un domicile élu, déclaration de l’existence d’une convention unanime des actionnaires, pas de fonctions de dirigeant déclarées…

Heureusement, la Loi sur la publicité légale des entreprises prévoit la possibilité de modifier toute déclaration transmise au Registraire des entreprises, et ce, de façon rétroactive. Une mise à jour de correction sera ainsi généralement produite s’il se trouve des informations erronées au Registre.