Incorporation de Compagnie au Québec

L'incorporation consiste à constituer légalement une « société par actions », autrefois désignée « compagnie » au Québec. L'incorporation requière d'effectuer le dépôt de statuts de constitution auprès des autorités gouvernementales appropriées, soit le Registraire des entreprises pour les incorporations provinciales, ou Corporations Canada pour les incorporations fédérales. Généralement, on joint avec les statuts de constitution une description détaillée du capital-actions autorisé, une restriction sur le transfert des actions et autres titres de la société, et parfois d'autres dispositions autorisées par la loi. Également, on joint aux statuts de constitution une liste de personnes qui agiront à titre de premiers administrateurs et qui auront pour fonction de tenir une réunion d'organisation, afin notamment d'autoriser l'émission d'actions et adopter un règlement intérieur.

L'incorporation se différencie des autres véhicules d'exploitation d'entreprise tels que l'entreprise individuelle ou la société de personnes par le fait qu'une entité légale distincte est créée. En effet, la société par actions a ce qu'on appelle une « personnalité juridique », et est une « personne morale » au sens du Code civil du Québec. Par conséquent, une société par actions peut, tout comme une personne physique, exploiter une entreprise, être partie à un contrat, avoir des biens et obligations, prendre part à des procédures en justice, et déclarer faillite.

Au niveau de la régie interne, les décisions sont généralement prises par le conseil d'administration, à la majorité. Ainsi, afin d'autoriser l'achat ou vente d'un immeuble, l'embauche d'un employé ou l'ouverture d'un nouvel établissement, le conseil doit en principe intervenir pour approbation. Certaines décisions sont toutefois prises par les actionnaires à l'occasion d'une assemblée annuelle ou extraordinaire. Parmi ces décisions, il y a l'élection des administrateurs et la nomination d'un vérificateur. S'il existe une convention unanime des actionnaires retirant ou restreignant des pouvoirs au conseil d'administrateurs, les actionnaires peuvent se prononcer sur les questions visées par la convention.

Les décisions des administrateurs et des actionnaires sont soi prises à l'occasion d'une réunion/assemblée, dans lesquelles le quorum requis est atteint, ou bien par résolutions écrites tenant lieu de réunion/assemblée, et signées par la totalité des administrateurs ou actionnaires habiles à voter, selon le cas.

Il est possible pour une compagnie, et c'est souvent le cas, d'avoir un seul actionnaire, et que cet actionnaire en soit l'unique administrateur et dirigeant. L'actionnaire et administrateur unique devra tout de même se conformer aux formalités corporatives prévues par la loi. Il existe toutefois plusieurs possibilités de simplification de la régie interne. Pensons notamment au retrait des pouvoirs des administrateurs, ou, pour les sociétés de régime québécois, la décision de ne pas avoir de conseil d'administration. Bien entendu, l'actionnaire et administrateur unique d'une société agira souvent par résolution écrite signée, au lieu d'assemblée ou réunion.

En général et sauf exception, les actionnaires d'une société par actions ont une responsabilité limitée face aux obligations et dettes de la société. La seule responsabilité des actionnaires est, en principe, le paiement des actions souscrites. Ce principe de responsabilité limitée est fondamental, et est l'une des principales raisons (en plus des raisons fiscales) qui incitent à exploiter une entreprise via une société par actions plutôt qu'une entreprise individuelle ou société en nom collectif.

Comme la société par actions est aux yeux de la loi une personne morale et qu'elle a une personnalité juridique qui lui est propre, les biens et obligations de la société ne sont pas à confondre avec ceux des actionnaires. Ainsi, si la société a contracté une dette et que les actionnaires ne s'en sont pas portés garants, le principe de responsabilité limitée veut que les actionnaires sont libres de toute responsabilité.

Le principe de responsabilité limitée peut être mis à l'écart par une cour de justice dans certains cas. Il s'agira alors de la « levée du voile corporatif ». Un juge agira ainsi notamment lorsqu'une personne utilise une société de manière frauduleuse ou qui va à l'encontre de l'ordre public, ou sinon pour effectuer de l'abus de droit (voir article 317 du Code civil du Québec à ce sujet).

De plus, dans certains cas un administrateur d'une société peut être poursuivi personnellement pour ses propres fautes extracontractuelles, qui seraient distincte de tout manquement commis par la société elle-même. Dans ce cas, la preuve doit être effectuée que l'administrateur a commis une faute extracontractuelle, qu'il a causé un préjudice, et qu'il existe un lien de causalité entre la faute et le préjudice.

Une société par actions peut être avantageuse au niveau fiscal car elle permet d'effectuer un report d'impôt, ou en d'autres mots de différer l'impôt sur le revenu à payer. Il en est ainsi car, sauf pour les revenus de placement, la société bénéficie d'un taux d'imposition moins élevé que celui des particuliers, surtout lorsque celle-ci bénéficie de la déduction aux petites entreprises. À titre d'exemple, en 2021, une société bénéficiant de la déduction aux petites entreprises fédérale et provinciale a un taux d'imposition combiné de 12.38% sur ses revenus d'entreprise (sur les premiers 500 000$ de revenu), excluant toutefois les entreprises de placement déterminé et de prestation de service personnel qui sont assujetties à des règles spécifiques.

Lorsqu'un dividende est payé aux actionnaires, ceux-ci devront s'imposer sur ces dividendes. La loi de l'impôt prévoit par ailleurs un mécanisme de majoration et de crédit d'impôt afin que l'impôt total payé par la société et ses actionnaires soit le même ou presque que si l'entreprise était exploitée par un particulier (principe d'intégration).

Ainsi, puisque les administrateurs ont la discrétion totale sur la déclaration et paiement des dividendes aux actionnaires, il est possible de réaliser un report d'impôt, qui permet par ailleurs à la société d'avoir plus de capitaux en mains à investir dans ses activités.

Nos honoraires professionnels pour incorporer une entreprise au Québec commencent à partir de 395$. À cela s'ajoute les frais gouvernementaux non-taxables payables au Registraire des entreprises. En 2022, ces frais sont de 356$. Le total des frais gouvernementaux sont plus élevés lorsqu'on incorpore une société sous le régime fédéral. Dans ce cas, il faut payer les frais de 200$ auprès de Corporations Canada, ainsi que des frais d'immatriculation de 356$ auprès du Registraire des entreprises, soit un total de 556$ en frais gouvernementaux non-taxables.

En plus de ces frais de démarrage, il y a des frais gouvernementaux payables annuellement. Si la société est constituée sous le régime québécois, les frais sont, en 2021, de 93$ et sont payables au moment du dépôt de la mise à jour annuelle, ou bien via la déclaration d'impôt, si le choix a été fait afin de jumeler la mise à jour annuelle et la déclaration d'impôt.

Si la compagnie est constituée sous le régime fédéral, il faut produire chaque année un rapport annuel, et payer des frais de 12$ si le rapport est transmis en ligne (sinon 40$ si transmis par la poste ou courriel). Des frais annuels d'immatriculation de 93$ sont également payables au Registraire des entreprises du Québec.

L'organisation juridique d'une société est essentielle à une incorporation bien effectuée. En effet, le seul dépôt de statuts de constitution aux autorités gouvernementales et l'obtention du certificat de constitution n'est pas suffisant. Afin de devenir « propriétaire » légalement de la société, des résolutions, registres et certificats d'actions (si actions émises avec certificats) sont nécessaires afin d'autoriser l'émission et émettre des actions.

Une première étape de l'organisation juridique est la signature, par tous les administrateurs inclus dans la liste des premiers administrateurs de la société, de résolutions tenant lieu de première réunion des administrateurs. Alternativement, une « vraie » réunion peut être tenue par les administrateurs, en rédigeant un procès-verbal afférant, mais cela est plus rare du côté des petites sociétés. Ces résolutions prévoient généralement la nomination de dirigeants, l'autorisation d'émission d'actions, l'adoption du règlement intérieur et l'autorisation de procéder à l'ouverture d'un compte bancaire.

Ensuite, les actionnaires interviennent à leur tour afin de signer des résolutions tenant lieu de première assemblée des actionnaires (ou tenir une vraie assemblée) afin d'élire les administrateurs de la société, d'approuver le règlement interne, et de décider unanimement, le cas échéant, de ne pas nommer de vérificateur.

Une liste des actionnaires, administrateurs et dirigeants de la société sont insérées dans le livre de société. Un registre des valeurs mobilières (actions) est également tenu dans le livre, tel que prévu dans la loi. Ce registre détaille les émissions et transferts d'actions, par nom d'actionnaire et par catégorie d'actions.

Il n'est pas obligatoire de conclure, suivant l'incorporation, une convention entre actionnaires. C'est toutefois fortement recommandé, notamment afin d'éviter des litiges potentiels. Une convention entre actionnaires à plusieurs utilités. Elle permet par exemple de dénouer une impasse entre actionnaires avec une clause dite « shotgun », de prévoir des clauses d'achat-vente obligatoire en cas d'invalidité, décès, faillite ou autres situations, d'établir à l'avance un mécanisme pour fixer le prix des actions, et d'empêcher toute dilution des actions.

De plus, puisque généralement les actionnaires de petites et moyennes entreprises sont actifs dans la gestion et l'exploitation de l'entreprise, on peut prévoir par écrit ce que chaque actionnaire promet d'apporter, en temps, services et ressources, à la société. En cas de défaut, une clause d'achat/vente obligatoire pourra être enclanchée.

La convention entre actionnaires est différente de ce qu'on appelle la « convention unanime des actionnaires ». La convention unanime permet de retirer ou restreindre, en totalité ou en partie, les pouvoirs des administrateurs. Par exemple, les actionnaires peuvent se réserver le pouvoir de déclarer des dividendes, ou bien d'autoriser l'émission d'actions. Ils peuvent aussi laisser ces pouvoirs aux administrateurs, mais se garder un droit d'approbation face à ces décisions. Une convention entre actionnaires et une convention unanime des actionnaires peut tenir sur un même document.

Le processus d'incorporation d'une entreprise individuelle est similaire au processus normal d'incorporation. On effectue le dépôt des statuts de constitution, et organisons la société comme pour toute société. Le nom de la société, s'il est déjà enregistré au préalable, doit être retiré au Registre des entreprises ou s'engager à le retirer, afin que ce nom devienne disponible pour l'incorporation.

Si l'entreprise individuelle a des biens à transférer à la compagnie (incluant l'achalandage et propriété intellectuelle), il faut généralement consulter un professionnel en fiscalité afin de bien planifier les transferts, de manière à ce que cela se fasse sans impact fiscal. Le fiscaliste rédige alors des instructions à l'avocat ou notaire qui prépare le transfert d'entreprise. Souvent, le transfert des biens est effectué en contrepartie d'actions privilégiées du capital-actions de la société. Ces actions sont rachetables à la juste valeur marchande des biens, et un choix fiscal est effectuée afin qu'aucun gain en capital ne résulte de la transaction. La convention de vente prévoira une clause de rajustement de prix, advenant que les autorités fiscales sont d'avis que le prix de vente ne représente pas la juste valeur marchande des biens transférés.

Advenant que l'entrepreneur n'a aucun bien à transférer à la société et que l'achalandage de son entreprise n'a aucune valeur, le passage d'entreprise individuelle à société par actions sera relativement simple.

Une fois l'incorporation et organisation juridique effectués, des changements à la structure peuvent toujours être apportés.

Un transfert d'actions, et donc changement dans l'actionnariat, peut être effectué par l'endossement et remise du certificat d'actions par l'actionnaire, en faveur de l'acheteur des actions. Si les actions sont émises sans certificat, il s'agira plutôt d'avis d'instructions de transfert remis à la société. Une convention de vente d'actions, élaborée ou non, pourra être conclue entre l'acheteur et le vendeur afin de prévoir les modalités du transfert, mais ce n'est pas une obligation. Lorsque la société constate qu'il y a valablement eu endossement des actions ou instructions de transfert, le conseil d'administration doit autoriser ce transfert, conformément aux statuts de constitution. Les registres des actions et certificats d'actions sont alors changés en conséquence, et une déclaration de mise à jour courante est produite au Registraire des entreprises, si les informations apparaissant au registre ne sont plus à jour suivant le transfert.

Un changement au niveau du conseil d'administration requière l'intervention des actionnaires. Un administrateur peut remettre sa démission, ou bien, à défaut, les actionnaires peuvent décider de révoquer son mandat par résolution. Afin d'élire une nouvelle personne à titre d'administrateur, cela se fait également sur résolution dûment adoptée par les actionnaires. Si le nombre de personnes qui compose le conseil d'administration est modifié, il est possible que les administrateurs doivent intervenir afin de fixer le nombre d'administrateurs de la société au nouveau nombre souhaité. Les administrateurs doivent intervenir uniquement si le règlement intérieur de la société octroie cette décision aux administrateurs. Certains règlements laissent cette décision aux actionnaires directement. Des modifications aux registres du livre devront être effectuées, en plus d'une déclaration de mise à jour courante au Registraire des entreprises et à Corporations Canada, le cas échéant.

Il est possible de s'incorporer sous la loi québécoise ou la loi canadienne. Il est important de noter qu'une incorporation provinciale ne limite en rien la zone géographique dans laquelle la société peut exercer ses activités. Ainsi, une société québécoise peut avoir des activités partout au Canada et dans le monde. La société devra toutefois s'enregistrer dans les différentes provinces ou États dans lesquelles elle fera affaire.

La Loi sur les sociétés par actions du Québec est une loi moderne, adoptée en 2009. À l'opposé, la Loi canadienne sur les sociétés par actions a été adoptée en 1975. Lors de l'adoption de la loi québécoise, le législateur s'est essentiellement basé sur la loi canadienne, mais a prévu certains ajouts intéressants. Parmi ces ajouts, il y a notamment la possibilité d'émettre des actions sans certificat et d'avoir des catégories d'actions aux droits et restrictions identiques. De plus, en continuité avec l'ancienne Loi sur les compagnies, il est possible sous le régime provincial d'émettre des actions qui ne sont pas entièrement payées au moment de l'émission, et aussi d'émettre des actions à valeur nominale, soit un coût d'émission prévu à l'avance dans les statuts. Ceci n'est pas possible sous la loi canadienne.

L'un des avantages de l'incorporation fédérale est qu'elle jouit possiblement d'une meilleure récognition lorsqu'on fait affaire à l'international, d'autant plus que la forme des statuts de constitution est bilingue, contrairement aux sociétés de régime québécois dont la forme des statuts est uniquement en français.

L'un des désavantage de l'incorporation fédérale est le dédoublement administratif qu'elle impose. En effet, lorsqu'on est incorporé sous le régime fédéral, chaque année il faut faire un rapport annuel auprès de Corporations Canada, en plus de produire au Registraire des entreprises du Québec une déclaration de mise à jour annuelle. Il y a par conséquent un dédoublement de frais administratifs. Pour les sociétés provinciales, aucun rapport ni mise à jour n'ont à être produits auprès de Corporations Canada.

Une société par actions constituée au Canada doit obligatoirement être inscrite aux fichiers de l'impôt sur le revenu de Revenu Québec et de l'Agence du Revenu du Canada. Effectivement, toute société constituée au Canada a l'obligation de produire annuellement une déclaration de revenu, et ce, même si la société n'a généré aucun revenu au cours de l'année donnée.

Une société constituée sous le régime provincial est automatiquement inscrite au fichier de l'impôt sur le revenu du Québec, et un numéro de fichier lui est ainsi attribué et expédié par la poste. Cette même société doit ensuite faire les démarches auprès de l'ARC afin que soit créé un numéro d'entreprise fédéral, et par le fait même créer un compte d'impôt sur le revenu fédéral. Toutefois, si la société s'inscrit aux fichiers de la TPS et TVQ auprès de Revenu Québec, un numéro d'entreprise fédéral et compte d'impôt fédéral seront créés lorsque Revenu Québec va demander la création du compte de TPS.

Si la société est constituée sous le régime fédéral, c'est l'inverse qui se produit. Un numéro d'entreprise fédéral et compte d'impôt fédéral sont générés automatiquement, et la société doit faire des démarches additionnels afin d'obtenir un numéro du Québec. La seule immatriculation au Registraire des entreprises a pour effet de créer un numéro d'entreprise du Québec et faire l'inscription aux fichiers de l'impôt du Québec.

Une société par actions devra déterminer, suivant l'incorporation, si elle doit ou souhaite s'inscrire aux fichiers de la TPS et TVQ. Sauf si la société est un petit fournisseur (30 000$ et moins en fournitures taxables), une société doit généralement s'inscrire aux fichiers des taxes du moment qu'elle vend des biens ou services taxables, excluant les fournitures exonérées au sens de la loi. Un petit fournisseur pourra par ailleurs décider de s'inscrire aux taxes sans y être obligé, à condition de mener des activités commerciales, excluant toujours les fournitures exonérées.

L'inscription aux fichiers de la TPS et TVQ se fait directement avec Revenu Québec, même si la TPS est une taxe fédérale. En effet, une entente intergouvernementale fait en sorte que ces deux taxes sont gérées par le gouvernement du Québec.

Le service d'incorporation en ligne proposé par Services Corporatifs Pronto Inc., exploitant de IncorporationQuébec.net, rencontre les plus hauts standards professionnels et constitue un vrai service juridique, de la même manière que si l'on mandate un bureau d'avocat ou notaire traditionnel. Nous offrons une consultation et accompagnement gratuits avec un avocat tout au long du processus d'incorporation, et acceptons les rencontres en personne à notre bureau de Laval.

Nos services en ligne ne doivent pas être confondus avec des sites d'incorporation, opérés par des non-juristes, de type « do it yourself », qui ne constituent pas des services professionnels mais seulement un service d'accompagnement pour produire les formulaires d'incorporation, et parfois proposer des modèles préconçus d'organisation juridique.

En dehors de l'incorporation, il y a plusieurs autres formes d'exploitation d'entreprise, qui peuvent être parfois élaboré et parfois très simple.

La forme la plus simple d'exploitation est sans aucun doute l'entreprise individuelle, soit le travailleur autonome. Il s'agit simplement d'un particulier qui exploite une entreprise. Les revenus que génèrent l'entreprise sont les revenus du particulier, et donc assujettis à son taux d'imposition, dépendamment du revenu imposable. Le particulier peut exploiter son entreprise sous son nom et prénom, ou bien sous un nom commercial. S'il exploite sous un nom commercial, il a l'obligation de s'immatriculer au Registraire des entreprises ; il se verra attribuer alors un numéro d'entreprise du Québec (NEQ).

Plusieurs personnes peuvent s'associer afin d'exploiter ensemble une entreprise. Ils pourront alors former une « société de personnes », tel que prévu par le Code civil du Québec. Les formes les plus courantes de société de personnes sont la société en nom collectif (s.e.n.c.) et la société en commandite (s.e.c.). La société de personnes est constituée par contrat entre les associés. Le contrat prévoit notamment le pourcentage que chaque associé a dans les bénéfices de la société, ainsi que l'apport de chacun. La société de personnes doit, comme toute entreprise au Québec, être immatriculée au Registre des entreprises.

La société de personnes, contrairement à la société par actions (ou compagnie), n'a pas de personnalité juridique complète, et n'est pas une entité distincte de ses associés. Par contre, au niveau fiscal, les lois de l'impôt prévoient que le revenu imposable d'une société de personnes est calculé comme si c'était une entité distincte. Après avoir déterminé le revenu de la société, il est attribué aux associés conformément à la convention de société.

Une autre forme d'entreprise est la co-entreprise, ou le joint venture. Il y aura une co-entreprise lorsque plusieurs personnes décident de mettre en commun des ressources aux fins de réaliser un projet précis. Ce qui différencie la co-entreprise de la société de personnes est que la co-entreprise existe pour un projet particulier seulement. Un contrat sera alors rédigé afin de prévoir les différentes modalités du partenariat.