Mise à jour courante ou de correction?

Suivant l’incorporation d’une compagnie, il est fréquent que des changements doivent être apportés à l’état des renseignements du registre des entreprises du Québec. Par exemple, la démission d’un administrateur requière une mise à jour afin de déclarer une date de fin de charge pour cet administrateur et ainsi en informer le public. Deux types de mises à jour peuvent être publiées : la mise à jour courante et la mise à jour de correction.

Mise à jour courante

La déclaration de mise à jour courante est la plus souvent utilisée. La Loi sur la publicité légale des entreprises exige que tout changement dans les informations apparaissant au registraire soit déclaré dans les 30 jours suivant le changement. Ainsi, à titre d’exemple, suivant la démission d’un administrateur, ou bien suivant le changement d’adresse du siège social, la société devrait dans les 30 jours déclarer ce fait par voie de déclaration de mise à jour courante.

En général, les tiers peuvent présumer que les informations apparaissant au registraire sont correctes. Il est ainsi dans l’intérêt de l’entreprise de déclarer sans délai tout changement lorsqu’il survient.

Mise à jour de correction

Il arrive parfois que le bon type de déclaration à produire n’est pas la mise à jour courante mais bien la mise à jour de correction. On utilise ce type de déclaration lorsqu’une information a erronément été déclarée au registraire et qu’il y a lieu de la supprimer, rétroactivement.

La distinction peut être fondamentale dans certains cas. Par exemple, si une personne a été par erreur déclarée comme ayant agi comme administrateur, si on procède par mise à jour courante il faudra indiquer une date de fin de charge. Cela signifie que la personne a été effectivement administrateur et qu’elle a cessé de l’être. Si on produit plutôt une mise à jour de correction, il est possible de faire en sorte qu’il n’y ait pas de date de début de charge du tout pour cette personne.

Il faut noter toutefois que même en procédant par mise à jour de correction, il sera quand même possible de voir l’information erronée qui avait été déclarée. En effet, le registraire comporte une option pour visualiser tout l’historique des informations de l’entreprise, incluant les informations qui ont fait l’objet d’une correction.