Survol des registres du livre de société

Un livre de société contient généralement plusieurs registres, qui sont parfois obligatoires en vertu de la loi et parfois non.

Le registre probablement le plus important, et qui est obligatoire autant dans la loi québécoise que la loi fédérale, est le registre des valeurs mobilières. Ce registre contient les détails de chaque émission et transfert d’actions, le nombre et catégorie d’actions détenues par chaque actionnaire, et le montant restant à payer sur les actions (pour les sociétés provinciales). Lorsque les actions sont émises sans certificat, l’existence des actions est constatée par la simple inscription de l’émission au registre. Il en est de même pour les transferts d’actions : l’inscription d’un transfert entraîne la livraison des actions, du cédant au cessionnaire (voir à ce sujet la Loi sur le transfert des valeurs mobilières).

Puisque le registre des valeurs mobilières contient déjà des détails sur les transferts d’actions, le « registre des transferts », qui était prévu par l’ancienne Loi sur les compagnies et encore parfois utilisé par certains praticiens du droit, n’est pas nécessaire et peut complexifier inutilement la tenue et mise à jour du livre de société.

On retrouve également dans le livre de société une liste des administrateurs. Cette liste est obligatoire pour les sociétés de régime provincial, et doit indiquer le nom, domicile, et dates de début et fin de mandat de chaque administrateur de la société. Il est d’usage d’indiquer le lieu de résidence, particulièrement pour les sociétés fédérales, qui imposent que le quart des administrateurs soient résidents canadiens (ou au moins un résident canadien s’il y a 3 administrateurs et moins).

Le livre de société contient également une liste des dirigeants, en indiquant les fonctions occupées par chacun, ainsi qu’une liste des actionnaires. Cette liste des actionnaires devient obligatoire dans les sociétés provinciales lorsqu’elle a plus de 50 actionnaires ou bien est un émetteur assujetti. Elle peut aussi être demandée par tout actionnaire de la société, et les créanciers également pour les sociétés fédérales.