Comment incorporer une entreprise au Québec

Il est recommandé de mandater un professionnel (avocat ou notaire) pour constituer une société par actions. En effet, en plus de procéder au dépôt de statuts de constitution ayant une structure corporative convenable et conforme à la législation, le professionnel organise la société pour notamment émettre des actions, adopter un règlement intérieur, et élire les administrateurs et dirigeants de la société.

Ceci dit, il est possible pour le public de procéder par eux-mêmes au dépôt des statuts de constitution et recevoir un certificat de constitution et numéro d’entreprise. Voici les étapes à suivre pour ce faire.

1. Dépôt des statuts de constitution

Le Registraire des entreprises offre un service en ligne permettant de faciliter le dépôt des statuts de constitution. Il faut cliquer sur « Accéder au service » sur le lien suivant : http://www.registreentreprises.gouv.qc.ca/fr/sepf/services_ligne/la-constitution-et-la-continuation/S00435a.aspx

Il faut ensuite choisir « Produire des statuts de constitution avec la déclaration initiale », qui constitue la méthode la plus rapide pour incorporer. On arrive alors sur le formulaire en ligne de dépôt de statuts de constitution. Il est requis d’inscrire les informations suivantes:

• Le nom et adresse du ou des fondateurs de la société
• Choisir entre une désignation numérique (exemple 123456 Québec inc.) ou une dénomination sociale
• Le nom de la société, le cas échéant, et sa version anglaise (optionnel)
• La description du capital-actions, restriction sur le transfert des titres ou actions, limites aux activités et autres dispositions (il est recommandé de consulter un professionnel à ce sujet)
• Nombre fixe d’administrateurs, ou bien alternativement un nombre minimal et maximal

Une fois toutes les informations complétées, le dépôt des statuts peut se faire, et un paiement de 347$ est requis (frais en 2021). Un numéro de demande est alors attribué, et il faut le prendre en note.

2. Déclaration initiale

Dans les 48 heures suivant le dépôt des statuts, il est requis de compléter la déclaration initiale. Le formulaire en ligne est disponible sur le lien suivant  http://www.registreentreprises.gouv.qc.ca/fr/sepf/services_ligne/l-immatriculation/S00434a.aspx

Il faut cliquer sur « Accéder au service », et ensuite choisir « Société par actions ou compagnie ». Il faut alors inscrire le numéro de demande obtenu suivant le dépôt des statuts.

Plusieurs informations relatives à l’entreprise sont alors demandées, notamment l’adresse du siège, le nom et adresse des administrateurs et des 3 actionnaires ayant le nombre le plus élevé de droits de vote, les 2 activités principales de la société et le nombre de salariés. Le nom des administrateurs est particulièrement important car ceux désignés dans la déclaration initiale auront le mandat de premiers administrateurs, et devront procéder à l’organisation de la société.

Lorsque toutes les informations sont inscrites, la déclaration peut être transmise.

3. Réception du certificat de constitution

Une fois le dépôt des statuts et la déclaration initiale transmises, et les frais de 347$ (2021) payés, il ne reste qu’à attendre de recevoir le certificat de constitution. Celui-ci est envoyé par courriel si dans la section « personne à contacter » du formulaire des statuts de constitution l’option « courriel » a été choisie au lieu de la poste.

Généralement, le certificat pour une société par actions à numéro est obtenu dans les minutes qui suivent. Pour une société à dénomination sociale, on attend généralement entre 24 et 48 heures (durant les jours ouvrables). Sur le certificat sont inscrits la date de constitution, qui est généralement la date de transmission des statuts de constitution, ainsi que le numéro d’entreprise du Québec (NEQ).