Élection des administrateurs

L’élection des administrateurs d’une société est une composante importante de la régie interne d’une société. Voici quelques considérations pratiques à ce sujet.

Nombre d’administrateurs

Lors de l’incorporation de la société, dans les statuts de constitution il doit être indiqué soit le nombre fixe d’administrateurs de la société, ou bien un nombre minimal et maximal d’administrateurs. Lorsque le nombre est fixe, les actionnaire doivent élire ou tenter d’élire ce nombre fixe d’administrateurs. En pratique, le nombre d’administrateurs est généralement variable, donc avec un nombre minimal et maximal.

Lorsque le nombre d’administrateurs est variable, les lois corporatives fédérale et provinciale ne sont pas claires sur la manière de fixer le nombre à l’intérieur des limites permises. Au final, ce sont les règlements de la société qui déterminent la manière de fixer le nombre à l’intérieur des limites. Par exemple, ce pouvoir peut être laissé à la discrétion du conseil d’administration. À défaut, les actionnaires déterminent le nombre d’administrateurs de la société, à l’intérieur des limites permises.

Moment de l’élection

Généralement, les administrateurs sont élus lors de l’assemblée annuelle des actionnaires. Ceci est une obligation pour les sociétés de régime fédéral. Au niveau des sociétés du Québec, la loi ne prescrit pas que l’élection se fait lors de l’assemblée annuelle des actionnaires, laissant donc la possibilité de faire l’élection à tout autre moment.

Voix requises

Les administrateurs sont en général élus par résolution ordinaire, soit 50 % + 1 des votes des actionnaires. La Loi canadienne sur les sociétés par actions prévoit d’ailleurs que les administrateurs sont élus par résolution ordinaire.

La Loi sur les sociétés par actions du Québec est muette sur le seuil requis pour élire les administrateurs, et il faut donc s’en remettre au règlement intérieur de la société. Cela peut être la majorité des voix (résolution ordinaire), ou bien selon le plus grand nombre de votes obtenus par les candidats.

Combler une vacance

Lorsque survient une vacance au conseil d’administration, soit un administrateur qui cesse d’exercer sa charge en cours de mandat, le conseil d’administrateur peut généralement lui-même nommer un remplaçant, pour terminer le terme de l’administrateur sortant. Les statuts peuvent toutefois prévoir que seuls les actionnaires peuvent combler les vacances au conseil d’administration.

Par ailleurs, les actionnaires peuvent élire un ou plusieurs administrateurs additionnels entre les assemblées annuelles dans certaines circonstances, notamment lorsque le nombre d’administrateurs (fixe, minimal ou maximal) prévu dans les statuts est modifié, ou bien lorsque le nombre d’administrateurs entre les limites permises est augmenté, selon la manière prévue dans les règlements de la société.

Résolutions écrites

Enfin, il est important de rappeler que dans un contexte de petites entreprises, le plus souvent l’élection des administrateurs se fait par résolution écrite signée par tous les actionnaires habiles à voter, et ce, pour éviter la tenue d’une vrai assemblée des actionnaires et toutes les formalités que ça implique.