Nom légal vs Nom d’emprunt

Dépôt des statuts

Lors du dépôt des statuts de constitution aux fins de l’incorporation, il faut inscrire le nom légal de la société (dénomination sociale) ou bien demander à ce que soit attribué une désignation numérique (compagnie à numéro) qui tiendra lieu de dénomination sociale. La dénomination sociale de la société se termine généralement par « inc. » ou « ltée », ou d’autres équivalents permis par la loi.

Il est également possible d’enregistrer, au Registraire des entreprises dans la section « autre nom », ce qu’on appelle un nom d’emprunt (doing business as). Ainsi, une société pourrait avoir comme dénomination sociale une désignation numérique (123456 Québec inc.) mais faire affaire sous un nom d’emprunt, qui est enregistré au Registraire des entreprises.

La dénomination sociale

La dénomination sociale (autre que la désignation numérique) et le nom d’emprunt sont traités différemment par le Registraire des entreprises. Lorsqu’une dénomination sociale est inscrite dans les statuts de constitution et transmise pour l’incorporation, le Registraire analyse en profondeur le nom choisi afin de s’assurer de son unicité et respect de la loi. Notamment, ce nom ne doit pas porter à confusion avec tout autre nom enregistré au Registraire. En ce sens, lorsqu’on incorpore une entreprise dont le nom est déjà enregistré comme entreprise individuelle, le Registraire demande que le nom soit retiré, ou bien un engagement que le nom sera retiré suivant l’incorporation.

Autres noms

À l’opposé, lorsqu’un « autre nom » est enregistré, la pratique montre que le Registraire ne fait pas l’analyse de l’unicité du nom et permet même qu’un « autre nom » soit identique à un autre nom enregistré. On peut penser notamment aux franchisés de restaurant qui enregistrent le nom de la franchise qu’ils opèrent. Il existe toutefois des recours administratifs permettant de réclamer qu’une entreprise retire le nom qu’elle a enregistré si elle porte à confusion, selon les critères prévus par la loi et règlement, avec son nom d’entreprise.

Ainsi, si une entreprise souhaite utiliser un nom commercial mais que des noms semblables sont déjà enregistrés, elle ne devrait en principe pas tenter de l’utiliser comme dénomination sociale, mais plutôt l’enregistrer comme nom d’emprunt (tout en s’assurant qu’il n’y ait pas de risque de confusion).

Il est à noter toutefois que la dénomination sociale, soit le nom légal et officiel de la société, doit être inscrit, en vertu de la loi, dans les factures, contrats et effets de commerce de la société. Ceci peut influencer la décision de choisir ou non une désignation numérique, qui peut être difficile à mémoriser, ou inspirer moins confiance qu’un nom commercial en bonne et due forme.

Enfin, nous rappelons que dans tous les cas, que ce soit une dénomination sociale ou un autre nom, il faut toujours que ce soit en respect de la Charte de la langue française. Le Registraire analyse le respect de la Charte de la langue française pour tous les noms enregistrés, sans exception.